Avant l’embauche…

Avant même de recruter un premier salarié, l’association doit s’immatriculer au répertoire national de l’Insee afin de se voir attribuer un numéro APE, Siren et Siret. Pour cela, l’association peut faire sa demande auprès de la Direction Régionale de l’INSEE ou auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) de l’Urssaf.

L’embauche…

Une fois que l’association s’est vue attribuer les numéros d’immatriculation, elle peut déclarer le salarié auprès de l’Urssaf, via la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Cette formalité est obligatoire et doit être effectuée dans les huit jours qui précèdent l’embauche. Les associations adhérant au Chèque Emploi Associatif (CEA) n’ont pas à effectuer cette démarche puisqu’elle est intégrée dans le dispositif.
La DPAE permet également de remplir, dans le même temps, six formalités liées à l’embauche :

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
  • L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La demande d’examen médical d’embauche ;
  • La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Reste à l’association de prendre contact avec un organisme de retraite complémentaire. L’adhésion à une caisse de retraite complémentaire est également obligatoire. Elle est fixée par la convention collective ou déterminée par l’activité de l’association en l’absence de convention.

Les contrats de travail

Les associations peuvent profiter de contrats aidés par l’État:

  • Le Parcours Emplois Compétences a depuis janvier 2018, remplacé le Contrat Unique d’Insertion et autres emplois aidés. Le PEC a été mis en place pour aider les personnes ayant des problèmes sociaux ou professionnels particuliers pour retrouver du travail. Au niveau de l’employeur, celui-ci doit remplir certaines conditions afin d’être éligible au dispositif. En effet, il doit : embaucher un demandeur d’emploi, inscrit à Pôle emploi, ou un adhérent à un contrat de sécurisation professionnelle (CSP) qui réside dans l’un des quartiers faisant partie de l’expérimentation, embaucher cette personne en CDI ou en CDD d’au moins 6 mois. Ne pas embaucher une personne ayant fait partie de l’entreprise dans les 6 mois avant sa date d’embauche. Ne pas avoir procédé, dans les 6 mois précédant l’embauche à un licenciement pour motif économique sur le poste à pourvoir. Mettre en place un accompagnement spécifique pour le salarié recruté en contrat PEC, mettre en place des actions de formation,désigner un tuteur et remettre une attestation d’expérience professionnelle à la fin du contrat PEC.
  • Les Adultes-relais sont des contrats à destination de toute personne âgée de plus de 30 ans, sans emploi ou bénéficiaire d’un CUI-CAE, résidant en zone sensible, afin d’assurer des missions de médiation sociale et culturelle. Les adultes-relais s’exercent dans le cadre d’un CDI ou d’un CDD de trois ans, renouvelable, à temps plein. La création d’un poste d’adulte-relais doit faire l’objet d’une convention tripartite entre l’association, l’État et l’Agence nationale pour la Cohésion Sociale et l’Egalité des chances (ACSÉ). L’association bénéficie alors d’une aide annuelle de l’État d’environ 17 000€, réévaluée chaque année en fonction de l’évolution du SMIC. Pour plus d’informations, contactez la Préfecture de Seine-Saint-Denis.
  • L’emploi franc permet à un employeur de bénéficier d’une aide lorsqu’il embauche un habitant résidant dans un quartier prioritaire de la politique de la ville (QPV). Depuis le 1er janvier 2020, le dispositif est généralisé à l’ensemble des QPV pour une durée d’un an. Accessible aux associations, l’employeur associatif qui embauche un demandeur d’emploi résidant dans un quartier prioritaire peut bénéficier d’une aide à hauteur de 15 000 euros sur trois ans pour un contrat à durée indéterminé (CDI) ou de 5 000 euros sur deux ans pour un contrat à durée déterminée (CDD) d’au moins six mois.

Service de simplification administrative

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est une offre de service de l’Urssaf permettant aux associations employant moins de neuf équivalent temps plein de remplir un certain nombre de formalités liées à l’embauche et à la gestion des salariés.
Après avoir adhéré au dispositif par Internet, l’association déclare le ou les salariés grâce au volet “identification du salarié”. Cette démarche remplace la DPAE et l’élaboration du contrat de travail.
Le volet “social”, quant à lui, concerne la rémunération du salarié, ainsi que les conditions d’emploi. L’association doit transmettre ces informations au centre national CEA tous les mois. Le centre national CEA calcule, à votre place, les cotisations dues et établit l’attestation d’emploi (qui vaut bulletin de salaire) du salarié.
Cependant, le CEA a ses limites :

le contrat de travail est succinct pouvant amener à des incompréhensions entre l’employeur et le salarié ;

l’association devra se charger directement des formalités de déclaration à la médecine du travail, d’adhésion à la caisse de retraite, de prévoyance et à l’organisme collecteur de la formation professionnelle. De même, si les cotisations à la caisse de prévoyance sont calculées par le dispositif, l’association doit en assurer elle-même la déclaration et le règlement. Il en va de même pour la déclaration du calcul et du règlement de la cotisation à la formation professionnelle.

Le GUSO

Si vous organisez un spectacle employant des artistes (alors que ce n’est pas votre activité principale), un dispositif spécifique, le GUSO, proposé par les organismes de protection sociale du domaine du spectacle, simplifie vos déclarations et le paiement des cotisations sociales.