Avant l’embauche…

Avant même de recruter un premier salarié, l’association doit s’immatriculer au répertoire national de l’Insee afin de se voir attribuer un numéro APE, Siren et Siret. Pour cela, l’association peut faire sa demande auprès de la Direction Régionale de l’INSEE ou auprès du Centre de Formalités des Entreprises (CFE) de l’Urssaf.

L’embauche…

Une fois que l’association s’est vue attribuer les numéros d’immatriculation, elle peut déclarer le salarié auprès de l’Urssaf, via la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Cette formalité est obligatoire et doit être effectuée dans les huit jours qui précèdent l’embauche. Les associations adhérant au Chèque Emploi Associatif (CEA) n’ont pas à effectuer cette démarche puisqu’elle est intégrée dans le dispositif.

La DPAE permet également de remplir, dans le même temps, six formalités liées à l’embauche :

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche du premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
  • L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La demande d’examen médical d’embauche ;
  • La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Reste à l’association de prendre contact avec un organisme de retraite complémentaire. L’adhésion à une caisse de retraite complémentaire est également obligatoire. Elle est fixée par la convention collective ou déterminée par l’activité de l’association en l’absence de convention.

Les contrats de travail

Les associations peuvent profiter de contrats aidés par l’État:

  • Le Contrat Unique d’Insertion (CUI) ou Contrat d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE) est ouvert à tout demandeur d’emploi rencontrant des problèmes particuliers d’insertion socioprofessionnelle. Il est un contrat de travail de droit privé, à durée indéterminée ou à durée déterminée, ne pouvant être inférieure à 6 mois. Le CUI-CAE peut être à temps plein ou à temps partiel. L’avantage pour l’association est qu’il est exonéré des cotisations sociales, de la taxe sur les salaires et de la taxe d’apprentissage. L’association peut également bénéficier d’une aide de l’État. Pour plus d’informations, contactez le Pôle Emploi.
  • Les Adultes-relais sont des contrats à destination de toute personne âgée de plus de 30 ans, sans emploi ou bénéficiaire d’un CUI-CAE, résidant en zone sensible, afin d’assurer des missions de médiation sociale et culturelle. Les adultes-relais s’exercent dans le cadre d’un CDI ou d’un CDD de trois ans, renouvelable, à temps plein. La création d’un poste d’adulte-relais doit faire l’objet d’une convention tripartite entre l’association, l’État et l’Agence nationale pour la Cohésion Sociale et l’Égalité des chances (ACSÉ). L’association bénéficie alors d’une aide annuelle de l’État d’environ 17 000€, réévaluée chaque année en fonction de l’évolution du SMIC. Pour plus d’informations, contactez la Préfecture de Seine-Saint-Denis.
  • Les emplois d’avenir sont un dispositif ouvert aux jeunes de 16 à 25 ans sans diplôme, ou jusqu’au niveau BAC+3, résidant en zone sensible, ainsi qu’aux travailleurs handicapés jusqu’à 30 ans. Il est conclu sous la forme d’un CDI ou d’un CDD de trois ans, assorti d’un parcours de formation visant une qualification diplômante. L’aide de l’État est de 75% d’un SMIC brut. L’association est également exonérée des charges patronales, de sécurité sociale et des allocations familiales. Pour plus de renseignements, contactez la Mission Locale.

Service de simplification administrative

Le Chèque Emploi Associatif (CEA) est une offre de service de l’Urssaf permettant aux associations employant moins de neuf équivalent temps plein de remplir un certain nombre de formalités liées à l’embauche et à la gestion des salariés.

Après avoir adhéré au dispositif par Internet, l’association déclare le ou les salariés grâce au volet « identification du salarié ». Cette démarche remplace la DPAE et l’élaboration du contrat de travail.

Le volet « social », quant à lui, concerne la rémunération du salarié, ainsi que les conditions d’emploi. L’association doit transmettre ces informations au centre national CEA tous les mois. Le centre national CEA calcule, à votre place, les cotisations dues et établit l’attestation d’emploi (qui vaut bulletin de salaire) du salarié.

Cependant, le CEA a ses limites :

  • le contrat de travail est succinct pouvant amener à des incompréhensions entre l’employeur et le salarié ;
  • l’association devra se charger directement des formalités de déclaration à la médecine du travail, d’adhésion à la caisse de retraite, de prévoyance et à l’organisme collecteur de la formation professionnelle. De même, si les cotisations à la caisse de prévoyance sont calculées par le dispositif, l’association doit en assurer elle-même la déclaration et le règlement. Il en va de même pour la déclaration du calcul et du règlement de la cotisation à la formation professionnelle.

Le GUSO

Si vous organisez un spectacle employant des artistes (alors que ce n’est pas votre activité principale), un dispositif spécifique, le GUSO, proposé par les organismes de protection sociale du domaine du spectacle, simplifie vos déclarations et le paiement des cotisations sociales.